Pokud dojde k nějaké poruše, závadě (například nesvítí žárovka) anebo je potřeba provést údržba (například výměna oleje stroje) uživatel založí tiket, který popisuje kde a co je potřeba řešit. Odpovědná osoba pak může převzít tiket k řešení, čímž dojde k založení jednorázového pracovního příkazu, který je přidělen konkrétnímu pracovníkovi.
Pomocí vzorů servisních činností lze vytvářet plánované pracovní příkazy (například pravidelná kontrola 1x ročně) a generované pracovní příkazy (na základě naměřených hodnot signálu - například při překročení mezi teploty).
Vzory servisní činnosti slouží jako předloha pro pracovní příkazy. Obsahují o nich informace, jako například kdy a za jakých podmínek se má daný pracovní příkaz vytvořit.
Samotné pracovní příkazy slouží k evidenci úkolů jednotlivých pracovníků údržby, obsahují informace kdy a na jakém majetku se má daná servisní činnost provést. K pracovnímu příkazu lze zapsat výsledky servisní činnosti - odpracovaný čas u vybrané servisní činnosti, spotřebu náhradních dílů, výsledky úkolů pracovního postupu a ostatní výdaje (například faktury externích dodavatelů).
Tyto výsledky se pak zaznamenávají do protokolů pracovního příkazu. Ke každému majetku nad kterým je servisní činnost provedena se zakládá jeden protokol. Protokol obsahuje tedy informace kdo a kdy úkol provedl, s jakým výsledkem, kolik to stálo času, náhradních dílů atd. Na základě informací z těchto protokolů poskytuje majetek přehled o historii servisní činnosti. Lze si to představit tak, že pracovník zapíše výsledky na protokol, podepíše se a odevzdá protokol vedoucímu. Ten jej pak založí do kartotéky pod patřičný majetek.
