Obecné informace
Modul DMS umožňuje uchovávat různé verze jednoho dokumentu a lze tak sledovat změny v dokumentech a vracet se k původním dokumentům.
Aktivace funkcionality verzování dokumentů
Jakmile je k dokumentu doplněna nová revize, aktivuje se funkcionalita verzování dokumentu (tuto informaci představuje u dokumentu příznak Je verzovatelný), více viz kapitola Vytváření nových revizí.
Historie verzí
Poté, co je založena nová revize dokumentu, je na formuláři Dokument zobrazena sekce Seznam verzí dokumentu, která obsahuje seznam všech revizí daného dokumentu. U každé revize je sledován její název, číslo, jméno osoby, která tuto revizi vytvořila, a datum a čas, kdy byla revize provedena. Poslední revize je označena příznakem Je poslední revizí.
Vytváření nových revizí
Nová revize je vytvářena automaticky, když uživatel nahraje nový dokument prostřednictvím některé z následujících voleb:
- Přidat revizi ze souboru
- Přidat revizi z odkazu
- Připojit novou revizi z dokumentu.
Význam výše uvedených voleb je popsán v kapitole Práce s dokumenty.
Práce s revizemi
Na formuláři Dokument v sekci Seznam verzí dokumentu jsou zobrazeny záznamy revizí, se kterými lze provádět různé operace. Každou revizi dokumentu lze samostatně otevřít, záznamy lze řadit a slučovat dle polí zobrazených v záhlaví okna, záznamy lze mazat a každou starší revizi je také možné označit jako platnou.
Revizi lze otevřít dvojklikem na konkrétní záznam.
Revizi lze smazat kliknutím pravým tlačítkem na záznam a vybráním volby Smazat.
Záznam v okně lze řadit sestupně i vzestupně podle všech čtyř zobrazených sloupců v okně. Záznamy lze dále filtrovat kliknutím pravým tlačítkem na záhlaví sloupců a vybráním volby Editor Filtru. Podle zobrazených sloupců lze záznamy také seskupovat.
Každou verzi zanesenou v systému lze také zneplatnit na formuláři Dokument vyplněním hodnoty v poli Platný od / Platný do.